Reglamento de congresos

CELEBRACIÓN DEL CONGRESO


El Congreso Nacional GEER se celebrará con periodicidad anual coincidiendo con el primer sábado del mes de junio, con una duración de dos días, viernes y sábado. Condiciones especiales, especificadas en el momento de presentación de la candidatura, podrían hacer variar la fecha en una semana como máximo.

PRESIDENTE Y SEDE

La solicitud de organización de un Congreso GEER incluirá conjuntamente la candidatura de presidente del Comité Organizador y la candidatura de la Sede Oficial.

PRESIDENTE DE HONOR DEL CONGRESO


Podrá existir una Presidencia de Honor designada por la Junta Directiva del GEER a propuesta del Presidente del Comité Organizador del Congreso. Se tratará siempre de un miembro del GEER.

PRESIDENTE DEL COMITÉ ORGANIZADOR DEL CONGRESO

Los candidatos a Presidente del Comité Organizador del Congreso deberán cumplir los siguientes requisitos:
  • Ser miembro del GEER con una antigüedad mínima de 3 años en el momento de presentar la candidatura
  • Estar al día del pago de las cuotas.
  • Residir o trabajar en la ciudad que aspira a ser designada sede o en su área de influencia. Si en el transcurso de la organización del Congreso faltase el Presidente del Comité Organizador del Congreso, bien por fallecimiento u otra causa, la Junta Directiva se encargará de la organización del mismo.

FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ ORGANIZADOR

Colaborará activamente con la Secretaria del GEER en las gestiones de organización, administración y coordinación locales. Diseñará el programa social conjuntamente con la Secretaría del GEER. El presidente del Comité organizador será miembro activo del Comité Científico, correspondiente al Congreso que organiza.

SEDE DEL CONGRESO

Requisitos a cumplir por parte de las ciudades que presenten su candidatura:

a) Sede:
- Sala conferencias / Auditorio
- Área expositiva
- Área de E-posters y Wi-Fi
- Salas de talleres
- Almuerzos de Trabajo
- Sala VIP / Reuniones Ejecutiva y Comités.
- Mostrador de entrega de documentación en un área fácilmente localizable por los congresistas a su llegada.
- Área de almacenaje para material de expositores bien conectada con la exposición comercial y fáciles accesos al exterior del edificio.

b) Ciudad:
- Alojamiento:
- Alrededor de la sede y entre 2 y 10 kilómetros de la sede propuesta.
- Mínimo del 70% de las habitaciones en hoteles de 4 estrellas, resto en 5 y 3 estrellas.
 
c) Actos sociales:
- Cóctel de Bienvenida
- Cena Clausura:


PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA Y CALENDARIO

  • La presentación de una candidatura deberá de tener entrada en la Secretaria del GEER antes del 1 de octubre del año que corresponda su presentación (año +3). Los candidatos deberán presentar un informe de la ciudad, sede potencial que cumpla los requisitos detallados en el Artículo 6, y presupuesto aproximado de la sede propuesta.
  • Se abrirá un plazo de evaluación técnica de las candidaturas, entre el  1 de octubre y marzo del año siguiente. En este periodo la secretaria realizará la evaluación técnica de las candidaturas, incluyendo visitas de inspección.
  • En marzo coincidiendo con la reunión de la Junta Directiva, se procederá a la evaluación de las candidaturas, filtrado según la normativa establecida y selección de las candidaturas aceptadas  finalmente para ser presentadas en la Asamblea.
  • En la Asamblea anual  se procederá a la votación de la candidatura de la sede para el año + 3.
  • Las candidaturas presentadas serán expuestas y defendidas por el solicitante en la Asamblea General, disponiendo de 5 minutos por candidatura y serán votadas con voto secreto.
  • Si sólo existe una candidatura la Asamblea podrá manifestarse por aclamación.
  • En caso de que no exista ninguna candidatura la Junta Directiva propondrá a la Asamblea un Presidente y una Sede del Congreso.

CONTENIDO CIENTÍFICO

·         Podrán presentarse comunicaciones en uno de los siguientes formatos:

1)    Oral o Póster a criterio del Comité Científico.

2)    Solo Póster

·         Las comunicaciones orales tendrán una duración máxima de 6 minutos y serán agrupadas por patologías en diferentes mesas con su correspondiente presidente y moderador. La presentación de cada grupo de comunicaciones será seguida de un periodo de discusión.

·         El resumen de la comunicación tanto oral como póster deberá de estar en poder de la Secretaría Técnica antes de las 24 horas del día 15 de diciembre ó el siguiente (si este fuese domingo ó festivo), del año correspondiente.

·         El resumen de la comunicación deberá de tener las siguientes características:

a.     No rebasar 350 palabras.

b.     Estar estructurado de la siguiente manera:

                                          i.    Objetivo e introducción

                                         ii.    Material y métodos

                                        iii.    Resultados

                                        iv.    Conclusiones

 

c.     No incluir gráficos ni imágenes.

d.    Podrá contener tablas, en el apartado “adjuntar tablas”.

e.    El comité científico no evaluará los resúmenes en los que en el texto del resumen aparezcan nombre de los autores, centros de trabajo, o referencias a marcas comerciales, quedando rechazados los resúmenes directamente si opción de que se evalúen por parte del comité científico. 

f. En el caso de los ensayos clínicos el autor al enviar el resumen debe incluir el número de registro, de lo contrario no se evaluará el resumen como “Ensayo clínico”.

      Consentimiento de todos los autores participantes:

a.    Los coautores deberán dar su consentimiento a participar en el resumen en el que se les ha incluido, como máximo 1 semana después de la finalización del plazo de envío de resúmenes, para ello se les enviará un email a la dirección facilitada por el remitente con un enlace al formulario de confirmación.

b.    Una vez finalizado el plazo de envío de resúmenes, se enviarán recordatorios a los coautores que aún no hayan confirmado.

c.     El remitente recibirá emails informándole de la aceptación de los coautores para su conocimiento.

d.    El coautor que no acceda a ese enlace en plazo, será automáticamente excluido del resumen, no pudiendo ser incluido en este posteriormente. Sera responsabilidad del remitente del resumen poner en conocimiento del resto de autores que deben confirmar en plazo su participación y en el caso de que estos no lo confirmen de su exclusión definitiva del resumen. 

      Declaración de intereses:

a.   Cada uno de los coautores (remitente y resto de autores), deberán cumplimentar en el plazo de 1 semana desde la finalización del plazo de envío de resúmenes, el formulario de declaración de intereses para cada resumen que envíen.

b.    Si su resumen es aceptado para ser presentado durante el congreso, la organización marcará en el programa científico, que su comunicación dispone de "Declaración de Intereses".

c.     Así mismo, en la página web del congreso y en la aplicación (APP) se publicarán las "Declaraciones de Intereses", ordenadas por autores junto con la tabla según hayan presentado en su comunicación. 

      El ponente de la comunicación deberá cumplimentar la autorización para la grabación en video de su presentación y posterior publicación en la web del GEER. La autorización le será entregada en la Secretaría de Audiovisuales al recepcionar su charla.


COMITÉ CIENTÍFICO

  • El Comité Científico evaluara los resúmenes recibidos y puntuara el contenido anónimo, en base a criterios preestablecidos. Para la puntuación final de los resúmenes se tendrá en cuenta la media entre todas las puntuaciones recibidas por parte de los evaluadores. Los evaluadores que participen en alguno de los resúmenes, no puntuaran su propio trabajo.
  • El Comité Científico determinara la puntuación mínima necesaria para aceptar el trabajo en el congreso.
  • Los trabajos con mejor puntuación, serán seleccionados para presentaciones orales.
  • Se presentaran en formato “póster electrónico” los trabajos aceptados que:
- No alcancen la puntuación mínima requerida para presentación oral.
- Sean remitidos al Comité Científico con la condición explicita de ser presentados como “póster electrónico”.
  • El Comité Científico nombrará a los moderadores de las diferentes mesas.
  • Los trabajos “oral o poster a criterio del comité científico” que finalmente son seleccionadas como poster NO optaran al premio a mejor comunicación poster.

COMPOSICIÓN DEL COMITÉ CIENTÍFICO

El Comité Científico estará formado por:
a) El Presidente de la Sociedad que ejercerá de Presidente del Comité. Podrá delegar esta función en el Vicepresidente.
b) El Presidente del Comité organizador del congreso anual, que podrá delegar esta función en uno de los miembros del Comité Organizador.
c) Cuatro miembros elegidos por la Asamblea General de la Sociedad. Lo que suman un total de 6 miembros que conforman el Comité Científico.
d) Modo de Elección de miembros no natos:
- Cada año se renovaran por turno la mitad de los miembros electos.
- Los dos nuevos miembros se elegirán por votación de la Asamblea a partir de una lista propuesta por la Junta Directiva.
- En caso de empate será elegido el de mayor antigüedad.
- Podrá optar a miembro del Comité Científico cualquier miembro de la Sociedad aunque haya ejercido otros cargos bien en la Junta Directiva o en el propio Comité Científico.
- Para que un miembro cesante del Comité pueda volver a optar a ser reelegido deberán transcurrir 4 años desde su cese.
- Cualquier miembro podrá dirigirse a la Junta Directiva proponiendo a un candidato a ser incluido en esta lista de la que saldrán los miembros entrantes en el Comité.

PREMIOS

  • Se podrán otorgar premios a las mejores comunicaciones orales y pósters.
  • El Comité Científico decidirá la distribución y otorgación de los premios.
  • El Comité Científico, una vez valorados los resúmenes de las comunicaciones y los pósters, seleccionará los candidatos a los premios a quienes se solicitará el trabajo completo para la evaluación definitiva.